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Le service logement de la mairie de Choisy le Roi a migré de la version C/S de PELEHAS vers la version Web

 

Depuis combien de temps utilisez-vous l'outil PELEHAS Web?

Nous avons migré le 17 novembre 2014. Avec vous c’est comme un rendez-vous d’amoureux, je n’oublie pas la date.  

Quelles sont les raisons qui vous ont poussé à migrer vers Pelehas Full Web ?

 

La présentation que vous nous avez faite concernant les nouveautés, nous a convaincu. Nous avons demandé à être site test et les premiers équipés avec Péléhas Web. Ça nous intéressait parce que ce les solutions full web proposées allaient nous faire gagner du temps de manière significative :

  • Tous les envois de fichiers partent de manière automatique.

  • Afin de satisfaire le service public, il était maintenant possible de donner directement l’attestation de demande de renouvellement aux personnes sollicitant notre service.  

 

Quels étaient vos critères/les fonctionnalités importantes que vous recherchiez dans la nouvelle version ?

 

Le point positif principale est de pouvoir satisfaire directement les demandes.C’est à la fois un gain de temps et d’argent. Lorsque l’on fournit le document tout de suite, les gens souvent n’en reviennent pas :
- “Ah bon, vous nous donnez l’attestation tout de suite, mais dans combien de temps j’aurais mon numéro ? ”.

Nous pouvons leur répondre :  

- “Mais tout de suite !”

Ils n’en reviennent pas. Vis à vis des demandeurs, c’est vraiment un point très positif et puis nous ne perdons plus de temps. Fini la mise sous plis le lendemain, il n’y a plus ces envois de fichiers qui se passaient la nuit ! J’ai fait une croix sur cette période. Le second point positif c’est l’amélioration du requêteur. Il offre la possibilité de rechercher  sur n’importe quel champ, à notre guise... Ce sont les deux points positifs qui nous ont confortés sur le choix de la solution full web.

 

Pouvez-vous nous raconter comment s'est déroulé votre projet de migration ?

 

Tout s’est très bien passé. AFI a récupéré un fichier le 17 novembre et 3 ou 4 jours après on a fermé au public un jeudi soir, pour ouvrir au public ou le lundi ! Il n’y a eu aucune perte d’information, toutes les informations saisies ont été récupérées. Nous n’avons perdu  personne dans la bataille. Nous avons retrouvé les 3000 demandeurs que nous avions.

 

Quels bénéfices avez-vous tirés de PELEHAS depuis que vous travaillez avec ?

 

Péléhas est un outil collaboratif. Toute personne du service accède aux demandes,depuis le dépôt de la demande jusqu’à son attribution, à partir du même outil. C’est ça la chose la plus importante pour nous. Avant nos outils étaient disséminés et nous jonglions d’un document à l’autre :  tableaux Excel, des listes sur Word, etc, avec Péléhas nous maîtrisons l’ensemble du processus, du début à la fin. Nous n’utilisons plus que Péléhas Web. Tout est réalisé de manière électronique et dématérialisée, du coup nous sommes passés au zéro papier ! Je crois  qu’il y a très peu de villes qui travaillent comme ça. Quand je suis arrivée nous avions des armoires qui contenaient jusqu’à 2500 dossiers papiers qui nécessitaient d’énorme manipulation pour le classement.

On a profité de notre passage à Péléhas Web pour se poser les bonnes questions et se demander : mais en fait, ça sert à quoi tout ces papiers ? Typiquement un justificatif de fiche de paye est bon au moment de la demande. Un an après elle ne sert à rien, c’est la nouvelle qu’il me faut, alors pourquoi la conserver dans mon armoire ? Lorsque  j’enregistre la donnée dans le logiciel, je n’ai pas de risque de perte d’information puisque tout est sauvegardé. Nous avons numérisé les documents importants grâce à la GED. Le logiciel nous permet de noter toutes les informations. L’unique papier que l’on génère, c’est cette fameuse attestation que l’on donne mais qui ne reste pas dans nos services. Tous les documents sont centralisés dans le dossier de nos usagers. Nous avons  enregistré tout notre parc social, 6000 logements sociaux. Dès qu’on nous livre un nouvel immeuble nous l’enregistrons dans Péléhas, à partir duquel nous gérons l’offre et la demande. A chaque fois qu’un logement se libère, l’onglet offre nous permet de faire le proposer. Je dois dire que cette partie est moins intuitive. 

Les interlocuteurs chez AFI sont formidables. L’équipe maîtrise aussi bien les aspects informatiques que le métier du logement. Elles se mettent se à la place des utilisateurs métiers et ça on apprécie beaucoup. Nous avons régulièrement envoyé nos besoins à AFI, nous nous sommes rencontrés, afin de lever les quelques points de blocage qui nous gênaient. Nous avons travaillé ensemble  une journée complète sur nos difficultés. AFI a été à notre écoute durant tout le projet. Cet échange nous a permis d’évoluer mutuellement. Et oui, il faut parfois, pour gagner du temps, savoir en perdre afin d'améliorer le fonctionnement. La version de septembre devrait être parfaitement adaptée à notre usage !

 

 

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